Der Zeitplan einer Konzertreise beginnt nicht beim Bus und nicht beim Hotel, sondern beim Auftrittsort. Wer die Reihenfolge umdreht, sucht am Ende Kirchen im Umkreis eines Hotels, das zufällig frei war. Dieser Artikel zeigt, was in welchem Monat dran ist, wenn ein Chor, ein Orchester oder ein Musikverein mit 30 bis 80 Personen für drei bis fünf Tage auf Reise geht und zwei oder drei Konzerte spielen will. Alle Zeitangaben sind Erfahrungswerte aus der Reiseorganisation für Ensembles, je nach Region und Jahreszeit unterschiedlich.
Die Reihenfolge in einem Satz
Erst der Anlass, dann die Orte, dann die Route, dann Bus und Hotel, dann Programm und Publikum, zuletzt die Logistik der letzten Woche. Die Tabelle fasst zusammen, was wann erledigt sein sollte.
| Wann | Was | Wer entscheidet |
|---|---|---|
| 12 Monate vorher | Reiseziel, Zeitraum, Zahl der Konzerte, Budgetrahmen, Abfrage im Ensemble | Vorstand, Leitung, Mitgliederversammlung |
| 9 bis 12 Monate vorher | Auftrittsorte anfragen, vor allem Kirchen und Konzertreihen mit Gremienentscheidung | Gemeinden, Konzertbüros, Kulturämter |
| 8 bis 10 Monate vorher | Route entlang der Zusagen festlegen, Bus und Unterkunft anfragen, Anzahlung klären | Busunternehmen, Hotel oder Gruppenhaus |
| 6 Monate vorher | Verbindliche Anmeldung im Ensemble, Programm festlegen, Noten bestellen | Leitung, Mitglieder |
| 3 bis 4 Monate vorher | Kurkonzerte, Marktbühnen und Gottesdienst-Mitwirkung anfragen, Plakate und Ankündigung mit den Gastgebern abstimmen | Kurverwaltung, Marktbüro, Gemeinde |
| 6 bis 8 Wochen vorher | Technik und Instrumente je Ort bestätigen, GEMA-Zuständigkeit klären, Zimmerliste, Sonderkost | Gastgeber, Reiseleitung |
| Letzte Woche | Fahrplan mit Abfahrtszeiten, Instrumententransport, Stellplatz vor der Kirche, Notfallnummern, Probenzeiten vor Ort | Reiseleitung, Busfahrer |
Zwölf Monate vorher: der Anlass
Eine Konzertreise braucht einen Grund, den alle im Ensemble unterschreiben: das Jubiläum, das große Werk, die Partnerstadt, die Einladung eines befreundeten Chores. Aus dem Grund folgen Ziel und Zeitraum. Jetzt lohnt sich eine erste Abfrage: Wer fährt mit, was darf es kosten, welche Termine sind ausgeschlossen. Mit dieser Zahl im Rücken lassen sich Orte und Busse anfragen. Ohne sie bleibt jede Anfrage vage.
Neun bis zwölf Monate vorher: die Auftrittsorte
Das ist der Schritt, der am häufigsten zu spät kommt. Kirchen, Konzertreihen und Kulturämter entscheiden in Gremien, die monatlich tagen, und beliebte Termine in Advent, Passionszeit und Sommer sind ein Jahr im Voraus vergeben. Fragt zwei bis drei Orte mehr an, als ihr braucht, und rechnet mit vier bis zwölf Wochen bis zur Antwort. Welche Orte für welche Besetzung passen und was sie üblicherweise kosten, steht auf der Seite Konzertreise planen.
Zwei Wege sparen Zeit: ein gemeinsames Konzert mit einem Ensemble vor Ort, das Saal und Publikum mitbringt, und die Mitgestaltung eines Gottesdienstes, die fast jede Gemeinde gern annimmt. Beides klärt sich schneller als eine eigene Konzertveranstaltung.
Acht bis zehn Monate vorher: Route, Bus, Unterkunft
Erst wenn zwei Orte zugesagt haben, steht die Route. Jetzt kommen Bus und Unterkunft dran. Als Erfahrungswert gilt: Ein Reisebus fährt am Tag gut vier bis fünf Stunden reine Fahrzeit, wenn am Abend noch ein Konzert ansteht, und die Lenkzeiten des Fahrers setzen die Grenze, nicht der Wunsch der Gruppe. Gruppenhäuser und Hotels mit 30 und mehr Zimmern verlangen eine Anzahlung und eine Rücktrittsregel, die ihr vor der verbindlichen Anmeldung im Ensemble kennen solltet.
Sechs Monate vorher: verbindlich werden
Verbindliche Anmeldung mit Anzahlung im Ensemble, endgültige Teilnehmerzahl an Bus und Unterkunft, Programm festlegen und Noten bestellen. Ab jetzt sind Änderungen teuer. Wer die Teilnehmerzahl offen lässt, zahlt am Ende für leere Sitze oder sucht kurzfristig ein zweites Fahrzeug.
Drei bis vier Monate vorher: die kurzfristigen Orte
Kurkonzerte, Marktbühnen, Stadtfeste und die Mitgestaltung eines Gottesdienstes lassen sich mit drei bis vier Monaten Vorlauf klären, weil hier eine Kurverwaltung oder ein Pfarramt allein entscheidet. Sie eignen sich als zweiter oder dritter Auftritt neben dem Hauptkonzert. Jetzt ist auch die Zeit für die Ankündigung vor Ort: Gemeindebrief, Aushang, Veranstaltungskalender der Stadt. Das übernehmen in der Regel die Gastgeber, sie brauchen dafür Text, Bild und Programm von euch.
Sechs bis acht Wochen vorher: Technik, Instrumente, Recht
Jeder Ort bekommt eine kurze Bestätigung mit Uhrzeit, Programmdauer, Aufbauzeit, Instrumenten und Technik. Was der Ort nicht hat, muss mit: Notenpulte, Podeste, Verstärkung. Klärt außerdem, wer das Konzert bei der GEMA oder der Verwertungsgesellschaft des Gastlandes meldet. Das ist der Veranstalter, also entweder die Gemeinde oder euer Ensemble. Für die Unterkunft gehen jetzt Zimmerliste und Sonderkost raus.
Die letzte Woche: Logistik
Ein Fahrplan mit Abfahrtszeiten je Tag, Ankunft am Ort mindestens neunzig Minuten vor Konzertbeginn für Einsingen oder Anspielen, ein Stellplatz für den Bus in der Nähe der Kirche, ein Plan für den Instrumententransport, die Handynummern der Gastgeber. Wer das vorher aufschreibt, hat unterwegs den Kopf frei für die Musik.
Die drei häufigsten Fehler
- Hotel vor Ort gebucht: Danach passen nur noch Orte im Umkreis, und die besten sind belegt.
- Publikum vergessen: Ein Konzert an einem Ort ohne eigenes Publikum füllt sich nicht von allein. Gemeinde, Konzertreihe, Partnerensemble oder Kurgäste sind das Publikum.
- Zu viele Auftritte: Drei Konzerte in vier Tagen sind für Laienensembles die Obergrenze. Danach leiden Stimmen, Laune und Programm.
Auftrittsorte finden mit Concertbase
Wir kommen von der Reiseseite und kennen die Frage, die vor jeder Reise steht: Wo spielt ihr eigentlich? Beschreibt Route, Besetzung und Zeitraum auf der Seite Konzertreise planen oder direkt über das Kontaktformular. Wir schlagen passende Orte vor, von Hand ausgesucht, in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.