Checkliste Musik ausschreiben: so finden Kommunen und Vereine ihre Musikgruppe
Eine Ausschreibung für Musik ist die Beschreibung von Anlass, Rahmen und Gegenleistung, mit der Kulturämter, Vereine und Festausschüsse die passende Musikgruppe finden. Diese Checkliste führt in acht Schritten vom richtigen Zeitpunkt bis zum Empfang am Veranstaltungstag. Alle Zahlen sind Erfahrungswerte aus der Praxis, je nach Region und Anlass unterschiedlich.
- November bis Februar
1. Früh ausschreiben, weil Ensembles im Winter planen
Musikvereine und Chöre legen ihre Auftritte für das Jahr zwischen November und Februar fest. Wer im Januar für Juni ausschreibt, bekommt die beste Auswahl. Drei bis sechs Monate Vorlauf sind das Minimum.
- Schritt 1
2. Anlass und Rahmen beschreiben
Art der Veranstaltung, Datum mit Uhrzeit, Ort (drinnen oder draußen), erwartetes Publikum, gewünschte Dauer (Erfahrungswerte: Festzelt zwei bis drei Stunden mit Pausen, Bühne 45 bis 90 Minuten, Adventsfeier 30 bis 60 Minuten) und die Stimmung, die Sie sich wünschen.
- Schritt 2
3. Die passende Besetzung wählen
Schützenfest und Umzug: Blaskapelle oder Spielmannszug. Stadtfestabend: Big Band oder Band. Adventsfeier und Weihnachtsmarkt: Chor oder Bläserensemble. Empfang und Jubiläum: Streichquartett, Jazztrio oder Kammerchor. Wer sich nicht sicher ist, beschreibt den Anlass und lässt sich Besetzungen vorschlagen.
- Schritt 3
4. Angeben, was Sie stellen
Bühne mit Maßen (ein Blasorchester mit 40 Personen braucht als Erfahrungswert acht mal sechs Meter), Strom und Anlage, Schatten und Wetterschutz, Stühle und Notenpulte, Garderobe, Parkplätze für Bus oder Autos, Verpflegung für alle Mitwirkenden. Je klarer die Liste, desto schneller die Zusage.
- Schritt 4
5. Das Modell benennen
Aufwandsentschädigung (Fahrtkosten und Verpflegung, als Erfahrungswert niedriger bis mittlerer dreistelliger Bereich für einen Musikverein bei einem Fest), Bewirtung, Gage bei semiprofessionellen Gruppen, oder Kollekte und Einnahmenteilung bei Konzertreihen. Bei Amateurensembles zählt die Bewirtung oft mehr als der Betrag.
- Schritt 5
6. Ausschreibung aufgeben und Vorschläge prüfen
Über das Ausschreibungsformular, ohne Registrierung. In der Regel innerhalb von zwei Werktagen kommen Vorschläge mit Genre, Besetzung, Region und freien Terminen, von Hand ausgesucht. Auch Ensembles auf Konzertreise, die entlang ihrer Route Auftritte suchen, können dabei sein.
- Schritt 6
7. Absprache mit dem Ensemble
Gage oder Aufwandsentschädigung, Ablauf, Auf- und Abbauzeiten, Technik, Verpflegung, Ansprechpartner am Tag: alles direkt mit dem Ensemble, schriftlich in einer kurzen Vereinbarung. Klären, wer die GEMA-Meldung macht (der Veranstalter, also Sie).
- Am Tag
8. Empfangen und bewirten
Ansprechpartner mit Telefonnummer, Parkplatz ausgeschildert, Bühne fertig vor der Ankunft, Getränke und Essen für alle Mitwirkenden, ein Raum zum Umziehen. Ein Ensemble, das gut empfangen wurde, kommt wieder.
Zur Ausschreibung
Beschreiben Sie Anlass, Ort, Termin und gewünschte Musik. Wir melden uns mit passenden Ensembles, in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Zur AusschreibungHäufige Fragen
Was kostet es, eine Blaskapelle oder einen Chor zu buchen?
Viele Amateurensembles treten für eine Aufwandsentschädigung auf, die Fahrtkosten und Verpflegung deckt, manche für Bewirtung und Applaus. Semiprofessionelle Gruppen nennen eine Gage. Gage und Ablauf klären Sie direkt mit dem Ensemble.
Wie viel Vorlauf braucht eine Ausschreibung?
Drei bis sechs Monate sind ein guter Rahmen. Für Sommerfeste am besten zwischen November und Februar ausschreiben, weil Ensembles dann ihre Saison planen. Kurzfristig lohnt die Anfrage trotzdem.
Was kostet die Vermittlung über concertbase?
Die einfache Ausschreibung und die Vorschläge kosten Sie nichts. Es entsteht keine Verpflichtung, eines der vorgeschlagenen Ensembles zu buchen. Später kommen freiwillige Zusatzleistungen dazu, die einfache Ausschreibung bleibt kostenlos.