Checklisten · Stand 8. September 2026

Checkliste Probenwochenende: vom Haus bis zum Probenplan

Ein Probenwochenende steht und fällt mit dem Haus. Diese Checkliste führt in acht Schritten von der Terminwahl bis zur Auswertung, mit Fristen und Erfahrungswerten für Chöre, Orchester und Musikvereine. Alle Zahlen sind Erfahrungswerte aus der Praxis, je nach Region und Haus unterschiedlich.

1. 6 bis 12 Monate vorher

   1. Termin und Haus sichern

   Termin mit dem Ensemble abstimmen, drei Wunschtermine, dann Häuser anfragen. Gute Häuser sind an Wochenenden sechs bis zwölf Monate im Voraus belegt, besonders Januar bis April. Anfrage mit Gruppengröße, Zimmerwünschen, Probenraumbedarf (Saal, Nebenräume, Klavier) und Verpflegung.

2. Bei der Auswahl

   2. Den Probenraum prüfen, nicht die Beschreibung

   Faustregel zwei bis drei Quadratmeter pro Person, Deckenhöhe, kein Teppichboden mit niedriger Decke. Fotos und Maße anfordern. Nebenräume: zwei bis vier für Stimm- und Registerproben. Klavier oder Flügel im Saal und der letzte Stimmtermin.

3. Bei der Zusage

   3. Angebot, Anzahlung, Rücktritt

   Preis pro Person mit Vollpension und zwei Übernachtungen als Erfahrungswert im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich, plus Raummiete je nach Haus. Anzahlung, Rücktrittsfristen und die Frist für die endgültige Teilnehmerzahl schriftlich festhalten.

4. 3 Monate vorher

   4. Teilnehmerzahl und Zimmer festzurren

   Verbindliche Anmeldung im Ensemble mit Anzahlung, Zimmeraufteilung, Sonderkost und Unverträglichkeiten abfragen, musikalischen Ablaufplan entwerfen. Bei Jugendensembles: Aufsicht, Elterninformation, Förderanträge bei Kommune oder Landesmusikrat.

5. 1 Monat vorher

   5. Probenplan und Technik

   Probenplan mit Pausen, Registerproben und Gemeinschaftsabend, Noten und Stimmtrainer klären, Technik (Anlage, Notenpulte, Podeste) bestätigen, Fahrgemeinschaften oder Bus organisieren. Anreise höchstens ein bis zwei Stunden, sonst kippt das Verhältnis von Reisezeit zu Probenzeit.

6. 1 Woche vorher

   6. Letzte Abstimmung mit dem Haus

   Ankunftszeit, Schlüssel, Essenszeiten, Ruhezeiten, Nutzung der Räume am Abend, Ansprechpartner mit Telefonnummer. Endgültige Zimmerliste und Sonderkost bestätigen.

7. Vor Ort

   7. Ankommen und einteilen

   Zimmer beziehen, Probenraum einrichten (Stühle, Pulte, Klavier prüfen), Ablauf aushängen, Hausregeln mit dem Haus durchgehen. Erste Probe nicht zu lang ansetzen, die Gruppe kommt aus dem Alltag.

8. Nach dem Wochenende

   8. Auswerten und wiederkommen

   Kurze Rückmeldung im Ensemble einholen, das Haus für euch selbst bewerten (Raum, Essen, Ruhe, Preis), Termin für das nächste Jahr direkt anfragen. Stammgäste bekommen die guten Wochenenden.