Checkliste Konzertreise: zwölf Monate bis zur Abfahrt
Eine Konzertreise beginnt beim Auftrittsort, nicht beim Bus. Diese Checkliste führt in acht Schritten von der ersten Idee bis zur Rückkehr, mit Fristen, die aus der Reiseorganisation für Ensembles stammen. Sie gilt für Chöre, Orchester und Musikvereine mit 30 bis 80 Personen und zwei bis drei Konzerten. Alle Zeitangaben sind Erfahrungswerte, je nach Region und Saison unterschiedlich.
- 12 Monate vorher
1. Anlass, Ziel und Rahmen festlegen
Grund der Reise (Jubiläum, großes Werk, Partnerstadt, Einladung), Zielregion, Zeitraum, Zahl der Konzerte und ein Budgetrahmen pro Person. Erste Abfrage im Ensemble: Wer fährt mit, was darf es kosten, welche Termine fallen aus. Mit dieser Zahl im Rücken lassen sich Orte und Bus anfragen.
- 9 bis 12 Monate vorher
2. Auftrittsorte anfragen
Kirchen, Konzertreihen und Kulturämter anschreiben, zwei bis drei Orte mehr als gebraucht. Gremien tagen monatlich, Antworten dauern als Erfahrungswert vier bis zwölf Wochen. Termine in Advent, Passionszeit und Sommer sind ein Jahr im Voraus vergeben. Je Anfrage: Besetzung, Größe, Programm, Wunschtermin, gewünschtes Kostenmodell.
- 8 bis 10 Monate vorher
3. Route festlegen, Bus und Unterkunft anfragen
Erst wenn zwei Orte zugesagt haben, steht die Route. Reisebus: als Erfahrungswert höchstens vier bis fünf Stunden reine Fahrzeit an einem Konzerttag, die Lenkzeiten des Fahrers setzen die Grenze. Unterkunft für 30 und mehr Personen: Anzahlung und Rücktrittsregel vor der verbindlichen Anmeldung im Ensemble kennen.
- 6 Monate vorher
4. Verbindlich werden
Verbindliche Anmeldung mit Anzahlung im Ensemble, endgültige Teilnehmerzahl an Bus und Unterkunft, Programm festlegen, Noten bestellen. Ab jetzt kosten Änderungen Geld.
- 3 bis 4 Monate vorher
5. Kurzfristige Auftritte und Ankündigung
Kurkonzerte, Marktbühnen, Gottesdienst-Mitgestaltung klären sich mit drei bis vier Monaten Vorlauf, weil Kurverwaltung oder Pfarramt allein entscheiden. Den Gastgebern Text, Bild und Programm für Gemeindebrief, Aushang und Veranstaltungskalender schicken.
- 6 bis 8 Wochen vorher
6. Technik, Instrumente, Recht bestätigen
Je Ort eine kurze Bestätigung mit Uhrzeit, Programmdauer, Aufbauzeit, Instrumenten und Technik. Klären, wer das Konzert bei der GEMA oder der Verwertungsgesellschaft des Gastlandes meldet (der Veranstalter: Gemeinde oder Ensemble). Zimmerliste und Sonderkost an die Unterkunft.
- Letzte Woche
7. Fahrplan und Logistik
Abfahrtszeiten je Tag, Ankunft am Ort mindestens 90 Minuten vor Konzertbeginn für Einsingen oder Anspielen, Busstellplatz nahe der Kirche, Plan für den Instrumententransport, Handynummern der Gastgeber, Probenzeiten vor Ort.
- Nach der Reise
8. Danken und festhalten
Dankesmail an jeden Gastgeber mit zwei Sätzen zum Abend, Fotos nur mit Erlaubnis. Notieren, welcher Ort wie funktioniert hat: Das ist der Anfang der nächsten Reise.
Auftrittsorte anfragen
Schritt 2 ist der schwierigste. Beschreibt Route, Besetzung und Zeitraum, wir schlagen passende Orte vor, in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Auftrittsorte anfragenHäufige Fragen
Wie viele Konzerte passen in eine Konzertreise von vier Tagen?
Als Erfahrungswert für Laienensembles höchstens drei Auftritte in vier Tagen, davon einer kurz (Gottesdienst, Marktbühne). Mehr geht auf Stimmen, Laune und Programm.
Was, wenn nach neun Monaten noch kein Ort zugesagt hat?
Auf Orte ausweichen, die ohne Gremium entscheiden: Kurverwaltungen, Marktbüros, Pfarrämter für eine Gottesdienst-Mitgestaltung, ein Ensemble vor Ort für ein gemeinsames Konzert. Diese Wege klären sich in Wochen, nicht Monaten.
Wer kümmert sich um Bus und Hotel, wenn concertbase die Orte vermittelt?
Ihr selbst oder ein Reisepartner. concertbase vermittelt Auftrittsorte, Probenorte und Auftrittsgelegenheiten, je Anfrage eine Leistung. Für Transport und Unterkunft nennen wir auf Wunsch spezialisierte Partner.