Checklisten · Stand 8. September 2026

Checkliste Adventskonzert veranstalten: von der Terminwahl bis zur Kollekte

Ein Adventskonzert ist das am besten besuchte Konzert des Jahres, wenn Termin, Raum und Ensemble im September feststehen. Diese Checkliste führt Gemeinden, Vereine und Marktbüros in acht Schritten von der Terminwahl bis zum Dank am Tag danach. Alle Zeitangaben und Beträge sind Erfahrungswerte aus der Praxis, je nach Region und Raum unterschiedlich.

  1. September

    1. Termin, Ort und Rahmen festlegen

    Adventskonzert am Samstagabend oder Sonntagnachmittag, Kirche oder Saal, Dauer 60 bis 75 Minuten ohne Pause (Erfahrungswert), mit oder ohne Eintritt, Kollekte für welchen Zweck. Zwei Ausweichtermine, weil die Adventswochenenden der Ensembles ab Oktober vergeben sind. Bei Kirchen: Gremium und Kantorat früh einbinden.

  2. September

    2. Musik auswählen und anfragen

    Chor allein, Chor mit Bläsern, Bläser mit Orgel, Kinderchor als Gast, Gruppe auf Konzertreise: Beschreiben Sie Anlass, Raum, Dauer und Gegenleistung und fragen Sie zwei bis drei Ensembles mehr an als gebraucht. Ausschreibung über concertbase oder direkt an Ensembles der Region. Ein gemeinsames Konzert von Ortschor und Gastensemble füllt die Kirche doppelt.

  3. Oktober

    3. Zusagen, Programm, Veranstalter festhalten

    Zusage schriftlich: Datum, Uhrzeit, Dauer, Gegenleistung, wer Veranstalter ist, wer bei der GEMA meldet, wer Werbung macht. Programm mit Komponist, Bearbeiter und Dauer bis Anfang November erbitten, Mitsinglieder abstimmen (Text für das Programmblatt), Stille-Nacht-Regel und Schlusslied festlegen.

  4. Anfang November

    4. Werbung und Programmblatt

    Plakat und Handzettel in Gemeinde, Geschäften, Schule; Gemeindebrief, Veranstaltungskalender der Stadt, Presse mit Foto des Ensembles (mit Erlaubnis); Programmblatt mit Liedtexten zum Mitsingen. Ensembles laden ihr eigenes Publikum ein, wenn sie Plakat und Text rechtzeitig bekommen.

  5. 3 Wochen vorher

    5. Raum, Technik, Bewirtung klären

    Aufstellung im Altarraum oder auf dem Podium, Podeste für den Chor, Stühle und Pulte für Bläser, Klavier oder Orgel mit Stimmtermin, Licht für Noten, Heizung rechtzeitig an, Kerzen nur nach Absprache. Bewirtung nach dem Konzert (Glühwein, Punsch, Gebäck) mit Helfern, Aufwärmraum für das Ensemble, Parkplatz für Bus oder Autos.

  6. 1 Woche vorher

    6. Letzte Bestätigung an alle

    Ablauf mit Uhrzeiten (Einlass, Einsingen, Beginn, Ende, Bewirtung), Ansprechpartner mit Handynummer, Schlüssel und Küster, Kollektenzweck für die Ansage, Programmblatt drucken, Ersatzplan bei Krankheit (kürzeres Programm, zweites Ensemble aus der Anfrage).

  7. Am Tag

    7. Empfangen, ansagen, sammeln

    Raum geheizt und beleuchtet vor Ankunft, Aufstellung geprobt, Begrüßung mit Namen aller Ensembles und Kollektenzweck, Handys stumm, Fotos nur mit Erlaubnis. Kollekte zu zweit zählen und Betrag noch am Abend nennen. Bewirtung für Mitwirkende zuerst.

  8. Danach

    8. Danken und den Termin für nächstes Jahr sichern

    Dankesmail mit Besucherzahl, Kollektenbetrag und zwei Sätzen zum Abend, Fotos mit Erlaubnis. Termin für das nächste Jahr direkt vereinbaren: Ensembles mit festem Adventstermin sagen zuerst zu. GEMA-Meldung und Programm einreichen (Veranstalter).

Zur Ausschreibung

Beschreiben Sie Raum, Termin, Dauer und Gegenleistung. Wir melden uns mit passenden Chören und Bläsern aus der Region und Gruppen auf Reise, in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.

Zur Ausschreibung

Häufige Fragen

Was kostet ein Adventskonzert mit einem Chor?

Viele Chöre und Posaunenchöre singen und spielen bei einem Adventskonzert gegen Bewirtung und Kollektenanteil, besonders wenn eine Gemeinde beteiligt ist. Chöre und Bläser mit Anfahrt erwarten eine Aufwandsentschädigung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich (Erfahrungswert), semiprofessionelle Gruppen eine Gage. Raum, Heizung, Werbung und Bewirtung trägt der Veranstalter.

Wie lange darf ein Adventskonzert dauern?

Als Erfahrungswert 60 bis 75 Minuten ohne Pause, in kalten Kirchen eher 60. Kinder im Publikum und ein Chor, der den Abend allein bestreitet, sprechen für die kürzere Fassung. Zwei Ensembles mit je 25 bis 30 Minuten plus gemeinsames Schlusslied sind das übliche Muster.

Wer meldet das Adventskonzert bei der GEMA?

Der Veranstalter: die Gemeinde, wenn das Konzert in ihrer Reihe läuft, sonst der Verein oder das Marktbüro, das einlädt. Weihnachtslieder sind großteils gemeinfrei, moderne Sätze nicht; das Programm mit Komponist und Bearbeiter gehört in die Meldung.