Eine Ausschreibung für Musik ist die knappe Beschreibung von Anlass, Rahmen und Gegenleistung, mit der eine Kommune, ein Verein oder ein Festausschuss die passende Musikgruppe findet. Gute Ausschreibungen sind selten. Die meisten Anfragen, die bei Musikvereinen und Chören ankommen, nennen weder Bühne noch Gegenleistung, und viele kommen zu spät. Dieser Artikel zeigt, wie es besser geht. Die Zahlen sind Erfahrungswerte aus der Praxis, je nach Region und Anlass unterschiedlich.

Der Zeitpunkt entscheidet über die Auswahl

Ensembles planen im Winter. Musikvereine, Chöre und Blasorchester legen ihre Auftritte für das Jahr zwischen November und Februar fest, meist in einer Vorstandssitzung oder Jahresversammlung. Wer im Januar für Juni ausschreibt, bekommt die volle Auswahl. Wer im Mai anfragt, bekommt, was noch frei ist. Drei bis sechs Monate Vorlauf sind das Minimum, für Sommerfeste und Weihnachtsmärkte besser sechs bis neun.

Was in die Ausschreibung gehört

Angabe Warum sie zählt Beispiel
Anlass und Rahmen Ein Ensemble entscheidet nach Stimmung und Publikum, nicht nach Datum "Stadtfest, Samstagabend, Marktplatz, 800 bis 1.200 Besucher, Familien und Vereine"
Datum mit Uhrzeit und Dauer Festzelt und Bühne haben andere Längen als eine Adventsfeier "20. Juni, 19 bis 21 Uhr, zwei Sets à 45 Minuten"
Gewünschte Besetzung oder offen Wer offen lässt, bekommt mehr Vorschläge; wer festlegt, bekommt passendere "Blasorchester oder Big Band, gern auch Vorschläge"
Was Sie stellen Bühne, Strom, Anlage, Stühle, Notenpulte, Schatten, Garderobe, Parkplätze "Bühne 8 x 6 m überdacht, Strom 32 A, Anlage mit Technikerin vorhanden"
Gegenleistung Die wichtigste Angabe, die am häufigsten fehlt "Aufwandsentschädigung 400 EUR plus Verpflegung für 35 Personen"
Ansprechpartner am Tag Ein Ensemble mit 40 Personen braucht jemanden, der weiß, wo der Bus hin soll "Frau oder Herr N. N., Festausschuss, Telefonnummer am Veranstaltungstag"

Welche Gegenleistung üblich ist

Bei Amateurensembles ist die Aufwandsentschädigung die Regel: ein Betrag, der Fahrtkosten, Notenmaterial und den Ausfall der eigenen Vereinskasse deckt. Als Erfahrungswert liegt er für einen Musikverein bei einem Fest im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich, abhängig von Größe, Entfernung und Dauer. Semiprofessionelle Gruppen nennen eine Gage. Für Chöre auf Weihnachtsmärkten und bei Adventsfeiern reicht oft die Bewirtung. Konzertreihen arbeiten mit Kollekte oder Einnahmenteilung.

Was viele Veranstalter unterschätzen: Für ein Amateurensemble zählt die Bewirtung oft mehr als der Betrag. Essen und Getränke für alle Mitwirkenden, ein Raum zum Umziehen, ein reservierter Parkplatz für den Bus. Wer das in die Ausschreibung schreibt, bekommt leichter eine Zusage.

Wo Kommunen suchen und warum das oft nicht reicht

Der übliche Weg ist der eigene Kreis: die Vereine der Stadt, die Partnerstadt, die Kapelle vom letzten Jahr. Das funktioniert, bis der Stammverein absagt oder das Fest größer wird. Dann beginnt die Suche per Telefon und über Verbandslisten, die Namen kennen, aber keine Termine. Was fehlt, ist ein Ort, an dem Ensembles mit Genre, Größe, Region und freien Terminen stehen und der auch Gruppen kennt, die gerade auf Konzertreise durch die Region kommen.

Ensembles auf Konzertreise: die übersehene Möglichkeit

Chöre und Orchester auf Reise suchen entlang ihrer Route Auftritte und spielen oft gegen Bewirtung oder eine kleine Aufwandsentschädigung. Ein Jugendorchester aus Norddeutschland, das im Juli nach Südtirol fährt, freut sich über einen Abend auf Ihrer Marktbühne in Bayern. Für die Kommune ist das ein Programmpunkt mit auswärtigem Klang zu geringen Kosten, für das Ensemble ein Publikum, das es sonst nicht erreicht. Wie solche Reisen geplant werden, steht auf der Seite Konzertreise planen.

Die drei häufigsten Fehler in Ausschreibungen

  • Keine Gegenleistung genannt: Das Ensemble muss nachfragen, viele tun es nicht und sagen still ab.
  • Zu spät: Im April für Juni ist die Saison verplant. Ausschreiben, wenn die Ensembles planen: November bis Februar.
  • Bühne und Technik unklar: Ein Blasorchester ohne Schatten im Juli, eine Big Band ohne Strom, ein Chor ohne Stufen. Was Sie stellen, gehört in den ersten Absatz.

So läuft die Ausschreibung über Concertbase

Sie beschreiben Anlass, Ort, Termin, gewünschte Musik und Rahmen über das Ausschreibungsformular, ohne Registrierung. Wir gleichen die Ausschreibung mit unserem Ensemble-Verzeichnis ab, auch mit Gruppen auf Konzertreise, und melden uns in der Regel innerhalb von zwei Werktagen mit Vorschlägen, von Hand ausgesucht. Sie wählen aus, wir stellen den Kontakt her. Gage und Ablauf klären Sie direkt mit dem Ensemble. Die einfache Ausschreibung kostet Sie nichts. Welche Besetzung zu welchem Anlass passt, zeigt die Seite Musikgruppe buchen, die Schritte im Einzelnen die Checkliste Musik ausschreiben.